Seit nunmehr als 20 Jahren schreibt die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten vor. Die Erfahrung zeigt, dass es zehn Fehlergruppen gibt, wenn Sie als Vermieter oder die von Ihnen beauftrage Abrechnungsfirma nicht mit der erforderlichen Sorgfalt an die Abrechnung herangehen.

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Überblick der 10 Fehlergruppen:

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• formelle Anforderungen sind nicht erfüllt,

• Grunddaten falsch,

• Nutzergruppen fehlen oder sind fehlerhaft,

• falsche oder fehlende Ablesewerte,

• Umlage falscher Kostenarten,

• fehlerhafte Kostenabgrenzung,

• Normen nicht eingehalten,

• keine Übereinstimmung von Ablese- und Abrechnungszeitraum,

• mietvertragliche Vereinbarung nicht berücksichtigt,

• Zeiträume nicht beachtet.

Wichtigste Fehler im Detail

1. Formelle Anforderungen nicht erfüllt
Die Rechtsprechung hat einige formale Kriterien entwickelt, die erfüllt sein müssen, bevor eine inhaltliche Prüfung der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten erfolgen kann (BGH Urteil vom 23.11.81 VIII ZR 298/80). So müssen die Namen von Vermieter/Verwalter und Mieter angegeben sein, im Idealfall mit einem Zusatz wie „2. OG links“. Letztere Bezeichnung allein reicht jedenfalls nicht. Der Name der Abrechnungsfirma soll genannt sein, meist wird auch eine interne Nummer angegeben. Wichtig ist in jedem Fall der Abrechnungszeitraum: Zu unterscheiden ist zwischen dem objektbezogenen Zeitraum von 12 Monaten und dem individuellen Zeitraum für diese Nutzeinheit, der bei einem Nutzerwechsel kürzer sein kann. Die Gesamtkosten müssen aufgeführt werden, wobei für die Brennstoffkosten Mengen und Bezugsdaten genannt sein sollten. Bei den übrigen Heizkosten wie Betriebsstrom und Wartung kann zwar nach neuerer Rechtsprechung gerade bei mehreren Einzelpositionen auf die einzelnen Rechnungsdaten verzichtet werden (BVerfG Beschluss vom 3.12.1993).

In der Regel fallen diese Kosten im Abrechnungszeitraum aber nur einmal an, so dass diese Angaben nicht fehlen sollten. Dann muss eine Verteilung in verbrauchsabhängige und nicht verbrauchsabhängige Kosten nach dem Verteilerschlüssel erfolgen - mit Angabe der daraus resultierenden Beträge und Kosten für die einzelne Nutzeinheit. Bei einer Nutzergruppenabrechnung muss dem die Vorverteilung auf die einzelnen Nutzergruppen vorangehen und erkennbar sein, welcher Nutzergruppe diese Einheit zugeordnet ist.

Die für Heizkosten geleisteten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen. Wird nach dem Vertrag nur eine Vorauszahlung für alle Betriebskosten geschuldet, kann diese natürlich nach Auflistung der übrigen Betriebskosten berücksichtigt werden. Bei einer separaten Heizkostenabrechnung empfiehlt es sich, die Vorauszahlungen zumindest anteilig zu berücksichtigen. Eine Unterschrift wird, wenn die Abrechnungen per EDV ausgestellt werden, nicht gefordert. In der Regel wird der Vermieter seiner Abrechnung ohnehin ein Anschreiben hinzufügen, das seine Unterschrift trägt. Natürlich darf per Saldo nicht das Abrechnungsergebnis fehlen.

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2. Falsche Grunddaten
Die Heizkostenabrechnung ist das Produkt von Werten, die einerseits vom Hauseigentümer, Verwalter oder Vermieter geliefert werden, andererseits von der Abrechnungsfirma. Diese liefert in aller Regel zu Beginn der Vertragsbeziehung eine Art Grunddatenblatt, in welchem die technischen Voraussetzungen festgehalten sind, von denen bei der Abrechnung ausgegangen wird.

Bestandteile sind: die einzelnen Nutzeinheiten mit Größe, Name des Nutzers etc. in einer bestimmten Reihenfolge (in der Regel von unten nach oben und jeweils im Uhrzeigersinn) sowie ein technisches Grunddatenblatt, auf welchem die Verbrauchserfassungsgeräte den Nutzern zugeordnet und die weiteren Daten, wie Heizkörpermasse, festgehalten sind.

Ersteres sollte der Gebäudeeigentümer genau überprüfen, da es auf seinen Angaben beruht. Entscheidend ist die Reihenfolge der Wohnungen und deren Größe. Dabei sind alle beheizten und beheizbaren Räume mit der jeweiligen Grundfläche zu addieren, unabhängig davon, ob sich im Raum Heizkörper oder eine Entnahmestelle für Warmwasser befinden. Während Abstellkammern oder beheizbare Räume wie Hobbyräume mit zu berücksichtigen sind, haben Balkone und Terrassen aussen vor zu bleiben, da sie nicht beheizt werden. Wenn in einer Abrechnung bei den Heizkosten dieselbe Fläche erscheint wie bei den übrigen Betriebskosten, ist dies nur dann korrekt, wenn nur beheizbare Flächen zu Wohnung gehören.

Die korrekte Zuordnung der Verbrauchserfassungsgeräte ist in der Praxis schon an Verwechslungen gescheitert, was dann häufig der Fall sein kann, wenn sich Messgeräte, wie Wärmezähler, ausserhalb der Nutzeinheit befinden. Bei den an den Heizkörpern montierten Heizkostenverteilern sollte der Umrechnungsfaktor bei gleichen Heizkörpern identisch sein und auch die Raumbezeichnung nachvollzogen werden können.

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3. Fehlende oder fehlerhafte Nutzergruppen
Wenn in einem Gebäude unterschiedliche Messsysteme für Wärme vorhanden sind, schreibt die Heizkostenverordnung zwingend eine Trennung in Nutzergruppen vor. Dazu müssen die Verbrauchswerte der mit identischen Messausstattungen versehenen Nutzer vorab mit Wärmezählern erfasst werden.

Gleichzeitig wird dem Gebäudeeigentümer die Möglichkeit eingeräumt, auch bei unterschiedlichen Nutzungs- oder Gebäudearten eine Trennung durchzuführen. Befinden sich also in einem Gebäude Geschäfte, Büros und Wohnungen, liegen 3 verschiedene Nutzungsarten vor. Nach dem Wortlaut der Vorschrift kann der Eigentümer in diesem Fall 3 Nutzergruppen bilden, deren Verbrauch vorab erfasst wird (LG Berlin Urteil vom 6.4.90 GE 90, 1035).

Hier ist man nicht nur in der Rechtsprechung einen Schritt weiter gegangen und sieht eine Verpflichtung des Gebäudeeigentümers zur Vorerfassung, räumt ihm also kein Ermessen ein. Das wird mit dem unterschiedlichen Wärmebedarf begründet, der in solchen Fällen vorhanden ist.

In der Praxis ist das gerade im älteren Baubestand mit Schwierigkeiten verbunden, wenn es anhand der Leitungsführung technisch nicht oder nur mit nicht mehr vertretbarem Kostenaufwand möglich ist. Daher empfiehlt es sich bei der Planung der Heizanlage, von Anfang an einen Fachmann hinzuzuziehen, der nicht nur mit der technischen Seite der Problematik vertraut ist bzw. schon im Vorfeld eine Fachfirma für die Erstellung von Heizkostenabrechnungen einzuschalten.

Kommen unterschiedliche Heiz- und Messsysteme in einer Nutzeinheit zusammen, ist darauf zu achten, dass die Grundfläche beim Festkostenanteil richtig angegeben wird, also nicht etwa doppelt erscheint. Im Idealfall verfügen einzelne Räume über eine Fussbodenheizung (z.B. Wohnräume), während in anderen (z.B. Küche, Bad) Heizkörper vorhanden sind. Dann lassen sich die anteiligen Flächen relativ problemlos den Nutzergruppen zuordnen.

Befinden sich in den Räumen unterschiedliche Heizsysteme, sollten die Flächen im Objekt einheitlich gewichtet werden. Denn auch bei der Vorverteilung kann eine Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten erfolgen, wobei der verbrauchsabhängige Anteil mindestens 50% betragen muss. Es ist aber auch zulässig, die Vorverteilung ausschliesslich, also zu 100%, nach Verbrauch vorzunehmen.

Letzteres dürfte sich gerade dann empfehlen, wenn beispielsweise eine Trennung in Alt- und Neubau erfolgt, es sich also um getrennte Gebäude handelt oder die Aufteilung der Grundflächen mit Schwierigkeiten verbunden wäre. In der Abrechnung sind die Gesamtkosten der einzelnen Nutzergruppen zunächst zu ermitteln und erst dann die Unterverteilung innerhalb der Nutzergruppen vorzunehmen.

Fehlerbeispiel: Erscheint in einer Abrechnung in verschiedenen Nutzergruppen derselbe Betrag für Preis pro Einheit bei den Grundkosten, wurden vorab der Grundkostenanteil nach der Gesamtfläche und lediglich die Verbrauchskosten nach Nutzergruppen verteilt. Das steht eindeutig im Widerspruch zur Heizkostenverordnung.

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4. Falsche oder fehlende Ablesewerte
Die im Objekt vorhandenen Messausstattungen werden jährlich einmal abgelesen. Hinzu kommt, dass der Verordnungsgeber bei Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vorschriebt, die nur in Ausnahmefällen unterbleiben kann. Die Jahresablesung ist rechtzeitig, also 10 - 14 Tage vorher anzukündigen, wobei irgendein Aushang an einer Stelle im Haus nicht als ausreichend angesehen wird. Er sollte höchstens zusätzlich erfolgen. Die Fachfirmen informieren am besten auch den Gebäudeeigentümer über den Termin, weil nur er wissen kann, ob beispielsweise eine Wohnung leer steht. In solchen Fällen ist die Gefahr gross, dass bei der Abrechnung eine Schätzung erfolgt, ohne dass die Voraussetzungen hierfür gegeben waren.

Bei der Ablesung der geeichten Geräte sind neben den Verbrauchswerten auch die Einheiten zu vermerken. Es ist ein gewaltiger Unterschied, ob ein Gerät Kilowattstunden oder Megawattstunden zählt, genauso wie die fehlende oder falsche Kommastelle. Hin und wieder wurden zwar Geräte ausgetauscht, sie sind aber auf dem vorgedruckten Ablesebeleg noch nicht berücksichtigt. Bei den Heizkostenverteilern haben sich mittlerweile die elektronischen Geräte durchgesetzt, bei denen die Ablesung über das Display problemlos erfolgen kann. Bei den Geräten nach dem Verdunstungsprinzip sind die verschiedenen Skalen, möglicherweise die noch vorhandenen Vorjahresampullen sowie Farben der Flüssigkeit zu beachten, die auch noch aus dem Vorjahr stammen können. Hier kann die Ablesung grundsätzlich nur bei geöffnetem Gerät erfolgen, so dass die vielfach empfohlene Eigenkontrolle vor der Ablesung nur zu einem Näherungswert führen kann. Elektronische Ablesegeräte, die den Flüssigkeitspegel messen, sind störanfällig. Hier sollte der Wert durch eine zweite Messung überprüft werden.

Grundsätzlich erhält der Mieter eine Durchschrift des Beleges, auch wenn er aus irgendwelchen Gründen keine Unterschrift leisten wollte. Letzter wird ohnehin keine direkte Beweisfunktion eingeräumt. Gerichte geben bei einem Streit um die Richtigkeit der Werte eher von einer Umkehr der Beweislast aus, wenn Belege mit der Unterschrift bestätigt wurden.

Die Heizkostenverordnung sieht zwar die Möglichkeit einer Schätzung bei Geräteausfall oder anderen zwingenden Gründen vor. Bei fehlender Ablesemöglichkeit kommt es aber zunächst darauf an, dass der Nutzer ordnungsgemäß benachrichtigt wurde und auch noch ein Versuch unternommen wurde, an einem zweiten Termin eine Nachablesung durchzuführen. Erst wenn das gescheitert ist, können Gesamtverbrauch und Verbrauch einzelner Geräte auf Basis der Vorjahre oder anderer vergleichbarer Räume geschätzt werden. Diese Schätzung muss in der Abrechnung als solche ausgewiesen werden, damit sie nachvollziehbar ist.

Genauso ist eine Schätzung aus dem Vorjahr zu berücksichtigen, was bei fortlaufenden Zählwerken in der Regel unproblematisch ist, da der Schätzwert praktisch der Vorjahreswert ist und in der laufenden Periode der Wert auch null sein kann (natürlich nicht negativ). Bei den Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip kann der Zweijahreswert nicht einfach ausser acht gelassen werden und ohne Rücksicht auf das Zweijahresergebnis erneut geschätzt werden, wenn kein nachträglicher Ampullentausch durchgeführt wurde. Bei den elektronischen Geräten wird der Wert oft gespeichert. Die Zählung beginnt mit dem Stichtag von neuem, so dass hier keine weiteren Probleme entstehen sollten.